Giới thiệu phòng Hành chính Tổng hợp

Chủ nhật, 10:55 Ngày 26/07/2015.

Phòng Hành chính tổng hợp là một đơn vị trực thuộc Học viện Hàng không Việt Nam, được thành lập theo Quyết định số 57/QĐ-HVHKVN ngày 31/01/2007 của Giám đốc Học viện Hàng không Việt Nam.

Phòng Hành chính tổng hợp với chức năng là tham mưu cho Giám đốc Học viện về công tác hành chính, kế hoạch, tổng hợp, quản trị tài sản, thiết bị và đối ngoại, hợp tác quốc tế; làm đầu mối giúp việc cho Giám đốc Học viện trong việc liên lạc, trao đổi thông tin giữa Ban Giám đốc với các cơ quan đơn vị trong và ngoài Học viện; công tác lễ tân, văn thư, lưu trữ; công tác bảo vệ an ninh trật tự, tài sản của Học viện…

Nhiệm vụ và quyền hạn

  1. Nghiên cứu và phối hợp với các đơn vị chức năng xây dựng, điều chỉnh, bổ sung và ban hành các quy định, quy chế làm việc trong Học viện phù hợp với yêu cầu của thực tiễn phát triển Học viện.
  2. Xây dựng kế hoạch năm, báo cáo năm; lập các báo biểu và báo cáo thống kê; quản lý lịch công tác chung của Hoc viện; ghi chép các cuộc họp giao ban của Ban Giám đốc và ghi biên bản các cuộc họp cấp Học viện; thông tin, theo dõi tiến độ hoạt động thực hiện nhiệm vụ của các đơn vị trong Học viện; tổng hợp chương trình công tác, chuẩn bị các điều kiện cần thiết cho Ban Giám đốc đi công tác; chủ trì thực hiện công tác đối ngoại & hợp tác quốc tế của Học viện.
  3. Giúp Ban Giám đốc Học viện kiểm tra, đôn đốc tiến độ thực hiện nhiệm vụ của các đơn vị; duy trì mối quan hệ, lề lối làm việc giữa các đơn vị trong toàn Học viện theo chức năng, nhiệm vụ đã quy định.
  4. Tổ chức các sự kiện quan hệ quốc tế, quan hệ đối ngoại của Học viện; thực hiện công tác lễ tân trong các buổi lễ của Học viện, xây dựng chương trình buổi lễ, tiếp đón khách. Chuẩn bị các báo cáo, bài phát biểu của Giám đốc và các Phó Giám đốc Học viện theo yêu cầu.
  5. Quản lý, khai thác có hiệu quả nhà khách và tổ chức phục vụ khách theo quy định của Học viện.
  6. Thực hiện công tác tổng hợp; hành chính; văn thư, lưu trữ. Tiếp nhận, phân loại văn bản đi và đến; trực tiếp tham mưu cho Giám đốc Học viện xử lý các văn bản hành chính nhanh chóng, kịp thời, đúng nguyên tắc, quy định. Các loại văn bản do Ban Giám đốc ký đều phải được Trưởng hoặc Phó phòng xem xét kiểm tra thể thức trước khi trình ký.
  7. Quản lý con dấu, cấp giấy công tác, giấy giới thiệu, sao lục các văn bản do Học viện ban hành và văn bản của cấp trên theo quy định.
  8. Quản lý và điều phối khai thác có hiệu quả hệ thống phòng ốc, trang thiết bị, tài sản phục vụ công tác của Học viện.
  9. Lập kế hoạch mua sắm văn phòng phẩm và in ấn các loại tài liệu, giấy tờ, biểu mẫu phục vụ cho công tác quản lý hành chính của Học viện.
  10. Xây dựng và tổ chức thực hiện các phương án giữ gìn trật tự an ninh. Phối hợp với đơn vị chức năng phòng cháy chữa cháy. Đầu mối phối hợp với các đơn vị, công an, chính quyền địa phương trong các hoạt động giữ gìn trật tự, trị an, an toàn xã hội trong khuôn viên Học viện, giúp Giám đốc thực hiện nghĩa vụ của đơn vị đối với địa phương nơi Học viện hoạt động.
  11. Phối hợp các đơn vị chức năng trong tuyên truyền, vận động, đôn đốc, kiểm tra vệ sinh môi trường nơi làm việc, giảng đường, nơi học tập của học sinh, sinh viên và phòng chống dịch bệnh.
  12. Thực hiện công tác về y tế, phòng ngừa tệ nạn xã hội trong Học viện; tổ chức chăm sóc cây xanh trong khuôn viên các cơ sở của Học viện.
  13. Lập và thực hiện kế hoạch xây dựng, bổ sung, sửa chữa các công trình và cơ sở vật chất phục vụ cho công tác quản lý, giảng dạy, học tập và sinh hoạt của Học viện.
  14. Đầu mối mua sắm, cấp phát máy móc, trang thiết bị, dụng cụ làm việc, giảng dạy, học tập và thiết bị PCCC của Học viện.

Sơ đồ tổ chức

Điều hành Phòng Hành chính tổng hợp là Trưởng phòng, giúp việc cho Trưởng phòng là các Tổ trưởng, Tổ phó Tổ chuyên môn và chuyên viên, nhân viên thuộc phòng Hành chính tổng hợp. Việc bổ nhiệm, miễn nhiệm Trưởng phòng do Giám đốc Học viện quyết định; việc bổ nhiệm, miễn nhiệm các Tổ trưởng, Tổ phó Tổ chuyên môn do Giám đốc Học viện ủy quyền cho Trưởng phòng quyết định.

Phòng Hành chính tổng hợp được tổ chức thành 5 tổ chuyên môn với tổng số nhân sự là 14 người (03 chuyên viên, 02 cán sự và 09 nhân viên lao động hợp đồng).

1.Tổ Kế hoạch – Tổng hợp

  • Hướng dẫn, tổ chức triển khai, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện các quy định về công tác quản lý hành chính theo quy định của Nhà nước và Học viện.
  • Đề xuất giải pháp cải tiến quản lý hành chính, xây dựng lề lối làm việc, đảm bảo Học viện hoạt động theo pháp luật và bộ máy của Học viện vận hành có hiệu quả.
  • Chủ trì xây dựng kế hoạch, thực hiện công tác tổ chức, đảm bảo đối với các sự kiện, hội nghị, hội họp của Học viện.
  • Lập kế hoạch công tác của Học viện hàng tuần, hàng tháng.
  • Tiếp nhận thông tin, xử lý sơ bộ và đề xuất các giải pháp bước đầu tham mưu cho Trưởng Phòng Hành chính tổng hợp.
  • Phân tích các quy trình làm việc trong Phòng, đưa ra các giải pháp cải tiến tham mưu cho Trưởng Phòng Hành chính tổng hợp.
  • Xây dựng hệ thống các biểu mẫu, hồ sơ, thủ tục và các tiêu chuẩn phục vụ cho các hoạt động của Phòng Hành chính tổng hợp và Học viện.
  • Theo dõi, đôn đốc các đơn vị thực hiện nhiệm vụ đảm bảo tiến độ hoạt động chung của Học viện.
  • Tổng hợp, xây dựng các kế hoạch hoạt động của Học viện, các báo cáo tổng kết, báo cáo năm.
  • Làm đầu mối thống kê, tổng hợp, quản lý khai thác hệ thống dữ liệu chung.
  • Thực hiện nhiệm vụ thư ký văn phòng Giám đốc.
  • Làm đầu mối liên lạc, trao đổi thông tin của Học viện với cơ quan, các đối tác trong và ngoài nước.
  • Đầu mối quản lý công tác marketing, quảng bá thương hiệu Học viện.
  • Đề xuất các giải pháp để nâng cao hiệu quả hoạt đối ngoại và hợp tác quốc tế của Học viện.
  • Theo dõi các chương trình hợp tác, các dự án đầu tư có vốn nước ngoài, các chương trình liên kết, hợp tác của Học viện với các cơ quan đơn vị trong và ngoài nước.
  • Tổ chức đón khách, tiếp khách theo quy định.
  • Thẩm định các văn bản bằng tiếng nước ngoài của Phòng Hành chính tổng hợp.
  • Chuẩn bị các nội dung, tài liệu làm việc cho Ban giám đốc khi làm việc với khách.
  • Quản lý quà tặng; tiếp nhận, quản lý quà tặng từ khách.
  • Cập nhật thông tin về các chương trình học bổng, tài trợ trong và ngoài nước.

2.Tổ Hành chính – Đảm bảo

  • Quản lý công tác bảo vệ, an ninh trong Học viện.
  • Chủ trì thực hiện công tác Phòng cháy chữa cháy, phòng chống bão lũ, thiên tai. Xây dựng kế hoạch tập huấn thường kỳ, có phương án đảm bảo khi xảy ra sự cố.
  • Quản lý công tác vệ sinh, y tế học đường. Đảm bảo môi trường học tập và làm việc của Học viện luôn sạch sẽ, an toàn; công tác y tế luôn thường trực và sẵn sàng ứng phó khi có sự cố, tai nạn.
  • Quản lý, khai thác hệ thống phòng học, phòng làm việc, phòng họp theo kế hoạch của Học viện. Phối hợp với Tổ Kế hoạch – Tổng hợp điều phối sử dung phòng họp hợp lý và hiệu quả.
  • Quản lý, khai thác có hiệu quả hệ thống trang thiết bị, tài sản của Học viện; thực hiện công tác đảm bảo điện, nước, trang thiết bị và phục vụ hậu cần trong các hoạt động của Học viện; quản lý, khai thác có hiệu quả các xe ô tô của Học viện.
  • Quản lý, khai thác có hiệu quả nhà khách, ký túc xá sinh viên tại cơ sở 1.
  • Giám sát hoạt động của các căn-tin, bãi xe, sân bóng của Học viện.
  • Thực hiện công tác thanh toán; quản lý, tổng hợp và báo cáo hằng tháng các khoản thu chi trong hoạt động của Phòng.
  • Chủ trì, phối hợp với tổ Dự án đầu tư, thực hiện công tác tổng hợp, kiểm kê tài sản và báo cáo theo quy định.

3. Tổ Văn thư – Lễ tân

  • Hướng dẫn, tổ chức triển khai, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện các quy định về công tác công tác văn thư, lưu trữ theo quy định của Nhà nước và Học viện.
  • Quản lý và tổ chức thực hiện việc tiếp nhận, xử lý các công văn, tài liệu gửi đến và gửi đi. Phân loại, lưu trữ các loại công văn, tài liệu.
  • Quản lý và kiểm tra việc đảm bảo tính pháp chế các loại văn bản. Tư vấn và thẩm định cơ sở pháp lý, thể thức, kỹ thuật soạn thảo các văn bản của Học viện trước khi ký ban hành.
  • Quản lý, sử dụng và bảo quản các loại con dấu của Học viện theo quy định của Nhà nước.
  • Trực tổng đài điện thoại, nhận chuyển cuộc gọi đến các đơn vị, ghi nhận thông tin từ khách nhắn lại. Gọi điện, chuyển fax ra ngoài theo đề nghị của các đơn vị.
  • Hướng dẫn khách đến liên lạc công tác, hỗ trợ thông tin và thông báo đến đơn vị được phân công hoặc có trách nhiệm tiếp khách nếu cần thiết.
  • Đảm bảo công tác đặt vé máy bay, phương tiện đưa đón cho Lãnh đạo Học viện và các đơn vị đi công tác.

4. Tổ Dự án đầu tư

  • Lập và thực hiện kế hoạch: xây dựng, bổ sung, sửa chữa các công trình và cơ sở vật chất phục vụ cho công tác quản lý, giảng dạy, học tập và các hoạt động khác của Học viện theo phân công của Trưởng Phòng Hành chính tổng hợp.
  • Tổ chức thực hiện công tác lập dự án đầu tư, tổ chức thiết kế, thi công, giám sát và nghiệm thu bàn giao công trình xây dựng – dự án mua sắm máy móc thiết bị theo qui định hiện hành.
  • Tham gia các Hội đồng: tư vấn về quản lý nhà đất, mua sắm trang thiết bị, đấu thầu công trình xây dựng.
  • Đầu mối mua sắm, cấp phát máy móc, trang thiết bị, dụng cụ làm việc, giảng dạy, học tập.
  • Phối hợp với Tổ Hành chính – Đảm bảo thực hiện công tác tổng hợp và thống kê tài sản báo cáo theo qui định.
  • Tổ chức triển khai và phối hợp với các đơn vị thực hiện các công tác phát sinh trong quá trình xây dựng và phát triển Học viện.

5. Tổ xe

  • Thực hiện công tác bảo dưỡng xe định kỳ hoặc đột xuất theo nhu cầu thực tế.
  • Quản lý, tổng hợp và báo cáo Trưởng phòng hằng tháng về kết quả, chi phí sử dụng, khai thác xe.
  • Nghiên cứu, đề xuất phương án khai thác có hiệu quả xe của Học viện.
  • Nghiên cứu các quy định của Nhà nước về quản lý, khai thác xe ô tô, Luật An toàn giao thông… để đảm bảo xe Học viện lưu hành an toàn và đúng quy định.
  • Phối hợp với các Tổ chuyên môn khác lập lịch sử dụng xe hàng tuần.
  • Chỉ nhận lệnh điều xe đột xuất từ Ban Giám đốc Học viện và Trưởng Phòng Hành chính tổng hợp.

Bài viết liên quan

TOP